株式会社Remado

メールの基本

552 views
約5分

ビジネスでのシーンはもちろん、就職活動をしている方も必要不可欠なメール。
相手方に失礼な内容を送らないためにも基本的なマナーを覚えておきましょう!

■宛先の使い分け
宛先/To
直接やり取りをする相手(担当者)

CCCarbon Copy(カーボン・コピー)
参考に確認・情報を共有したい相手(アドレスは全員に見える状態)

BCCBlind Carbon Copy(ブラインド・カーボン・コピー)
他の受信者に隠して情報共有する際に使用(アドレスは隠れている状態)
※取引先へ送信した内容を上司などに送りたい際…など

担当する相手が複数人の場合、Toに複数人のメールアドレスを入れます。
CCは、「確認のために」「参考に」という意味があるので、必ず読んでほしい場合は「To」を使用します。
※CCはメールアドレスが全員に見える状態になります。情報漏えいとならないよう注意しましょう。

■件名
具体的で、分かりやすく、シンプルに、長すぎない。
日付や社名を付けても分かりやすくなるかと思います。
相手側のことを考えて以上の点を踏まえて件名を入力しましょう!
大事な案件は【】を使用すれば、件名が目立ち、受け取る側も分かりやすくなります。
<件名の例>
【再送信】〇〇〇の確認のお願い
【訂正】〇〇〇の変更について
※【】の使用のしすぎには注意。 
返信する際につく「Re:」、転送する際のつく「Fw:」は
返信・転送だと一目で分かるよう、つけて送ることが基本。
しかし繰り返し行っていると増えてしまいます。
その際、不要に増えた分は削除していきましょう。

■本文
〇宛名
〇挨拶
〇名乗り
〇本文
〇結びの挨拶
〇署名

丁寧な宛名書きは次の順に書きます。
会社名、部署名、役職名、名前、敬称。
基本としては会社名、(部署名)名前となります。
<宛名の例①>
株式会社◆◆◆◆
企画課
課長 〇〇〇〇 様

団体の場合は、会社名の後に「御中」と書きします。
<宛名の例②>
株式会社◆◆◆◆ 御中

株式会社や有限会社などである略称(株)や(有)は、マナー違反となりますので気をつけましょう!

挨拶
基本的な挨拶は、社外メールの際は「お世話になっております」、
社内メールの際は「お疲れ様です」となります。

本文
分かりやすく、正確に。
質問等、伝達内容が長くなる際は箇条書きにすると分かりやすくなります。

結びの挨拶
基本的には「よろしくお願いいたします」となります。
内容に合わせ「何卒よろしくお願いいたします」「今後ともよろしくお願いいたします」などで締めましょう。
署名
会社名
部署名
氏名(英語名orカナ)
郵便番号、住所
電話番号、FAX番号
メールアドレス

■確認
誤字脱字、宛先間違い、情報漏えいなどを防ぐために送信する前に
アドレスから件名、本文まで全て確認してから送信しましょう。

■返信
受信したメールに自分以外のアドレスが入っている場合は、全員返信が基本となります。
特にCCに入っている場合など、共有するために送られているので共有するために全員返信をしましょう。


メールを送る場面は様々ですが、自分も相手も気持ちの良いやり取りができるように心がけたいですね。








株式会社Remado(リマド)
熊本市中央区神水2丁目10-23-3F
TEL.096-285-1063



Leave A Reply

*
*
* (公開されません)