給与明細を紙から電子化へ

毎月発生する給与明細の発行。
Remadoでは、先月より明細書の電子化を行いました。
明細書を紙で発行している場合、作成時間や社員一人ひとりに届ける手間と紙代が発生し、経理の業務負荷やコスト増につながります。

従来の紙発行から、電子化へ変更することは会社としては、準備等手間がかかるのではないか？
と、なかなか重い腰をあげれない企業もあるかと思いますが、先を見越してのメリットとしては大いにあり、
変更して間もないですが、経理の作成側、経営側のメリットだけではなく、給与明細を受け取る社員側も見やすい、スマホで手軽に見れるから良いと好評でした。


電子化するメリットは・・・

当社の場合は給与明細の電子化をするにあたって、元々給与の計算で使用していたクラウドサービスのMFクラウドをそのまま使用して、電子化へ移行しました。

手渡しの手間
紙の給与明細を発行したら、毎月必ず従業員に届けなければいけません。
しかし、勤務時間のズレや、勤務地の違い、働き方の多様化によって直接渡すことが難しいケースがあります。
こういった場合、給与明細書の電子化を導入することで、勤務時間や会社規模に左右されることなく社員に確認してもらうことが可能です。

紙代や印刷代のコスト削減
多くの企業では、所定のフォーマット用紙に給与明細を印刷しているケースが多いのではないでしょうか。
用紙にかかる費用や印刷の費用は月で換算すると大きな負担ではないように感じられますが、年単位で計算してみるとどうでしょうか。普段はあまり目を向けにくいコストですが、従業員数の多い企業ほど大きな金額になると思われます。
塵も積もれば山となる、、小さなコストでも長い目で見ると大きなコストとなりますね。

郵送のコスト削減
当社では、手渡しが直ぐにできない社員に対しては、給与明細を郵送で送付することで対応していました。
郵送する際の封筒代や、切手代も電子化することによってまた、大きなコスト削減が可能となりました。

経理負担削減・効率化
印刷する際のフォーマットの調整や、印刷した給与明細を手渡しや郵送する際の準備、
個人情報なので他の社員の目にさらされない場所や時間帯に印刷しなくてはいけないなど、
給与明細を発行する際は担当者へ大きな負担がかかっていました。
ここに関しても、電子化をしたことで、PCがあれば、給与の自動計算とデータ発行でこれらの問題を解決できます。
当社の場合は、これにフロー上どうしても給与計算が支払日の直前となってしまうため、発行作業の時間が減ることで担当者の負担が大いに削減され、効率よく作業が可能となりました。




紙発行から、デジタルへ。
なかなか容易にできない企業もあるかと思いますが、当社は電子化を行って良かったと思っており、おすすめします。
時代の流れで、給与明細だけではなく、仕事に活用できる様々な便利なシステム等が発表されており、利用する側は何を選択すべきなのかを見極め、選択していく時代なのではないでしょうか。
見極めの目を養う必要がありそうですね！

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株式会社Remado（リマド）
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